Dnia 20 marca 2019 roku, firma doradcza OptiBuy, po raz trzeci była gospodarzem konferencji zakupowej PROCON Indirect Forum 2019. Tematem przewodnim konferencji była postępująca cyfryzacja działów zakupów i jej wpływ na pracę kupców. Nie zabrakło jednak treści dotyczących budowania i zarządzania zespołami zakupowymi oraz problematyki zakupów usług marketingowych czy profesjonalnych. Dwudniowe spotkanie zgromadziło łącznie 120 uczestników.

Zrobotyzowane zakupy?

Wydarzenie otworzył Franck Lheureux, którego prezentacja zabrała uczestników w przyszłość zakupów. General Manager EMEA w Ivalua w inspirującej prezentacji pokazał jak ważne i użyteczne jest korzystanie z najnowszych osiągnięć technologicznych w zakupach oraz jak sztuczna inteligencja może wspierać kupców w codziennej pracy. Jednym z przykładów takich zastosowań było zaprezentowanie IVA Assistant, inteligentnego asystenta zakupowego spod szyldu Ivalua, który wzbudził ogromne zainteresowanie słuchaczy. Zakupy, co raz częściej, potwierdzają swoje strategiczne znaczenie w organizacjach, a wspierane np. w procesie obróbki dużych ilości danych, przez uczące się algorytmy, mogą łatwo i szybko stworzyć wartość dodaną dla całego przedsiębiorstwa.

Kontynuacją tematu cyfryzacji był panel dyskusyjny, w którym udział wzięli Paulina Wasążnik (Ekspert ds. Zakupów Technologicznych, T-Mobile), Mateusz Rubaj (Procurement Senior Manager, AmRest), Przemysław Wątroba (Dyrektor Zakupów, Addiko Bank) oraz Jacek Jarmuszczak (ekspert zakupowy). Paneliści, z punktu widzenia praktyki zawodowej, krytycznie analizowali możliwości jakie daje szeroko rozumiana cyfryzacja i automatyzacja działań zakupowych, często na przykładzie doświadczeń z własnych organizacji. Uczestnicy dyskusji podkreślali jednak wielokrotnie, że stosowanie technologii nie może wykluczać relacji wewnątrz organizacji i kontaktu z drugim człowiekiem czy działem.

Komunikacja, komunikacja, komunikacja

Przedstawiciele firmy Gutenberg (DDB Group), czyli tegorocznego Partnera Konferencji – Anna Kryszczyszyn oraz Joanna Gajdemska wraz ze swoim gościem Jakubem Strutyńskim (McDonald’s) otworzyli drugi blok wystąpień konferencyjnych. Na przykładzie swojej współpracy, opowiadali o drodze do doskonałości operacyjnej działań marketingowych globalnej marki w projektach o zasięgu lokalnym. O współpracy agencji i działów zakupów, mówiła również Zuzanna Warowna-Toruńska, która od lat występuje po stronie marketingowych zleceniobiorców i konsultantów. Przedstawiła zgromadzonym słuchaczom jak potencjalny dostawca może odbierać informacje i działania po stronie działu zakupów, podkreślając istotę komunikacji w całym procesie. Temat kontynuowali Marta Macke-Ejchart i Rafał Karski z Shortlist Consluting, którzy zagłębili się w temat przetargów i ważności relacji w procesach przetargowych.

Sposoby na efektywną współpracę, tym razem w zakresie zakupu usług i rozwiązań IT, zaprezentował Jacek Jarmuszczak, ekspert zakupowy, od lat zajmujący się właśnie kategoriami informatycznymi. Posługując się interesującymi przykładami angażującymi publiczność, omówił podstawowe kroki, zasady budowania zespołów i role ich członków oraz możliwe formy rozliczeń, mające zapewnić sukces przy współpracy z firmami oferującymi rozwiązania IT dla biznesu. Praktyczne rady i sugestie pomagające dążyć do modelu lean procurement z wykorzystaniem elementów modelu agile, zaserwowali słuchaczom Łukasz Węgrzyn oraz Piotr Gałka z kancelarii SSW Pragmatic Solutions. Ich doświadczenie zarówno prawnicze, jak i transformacyjne w licznych projektach wdrożeniowych oraz w zakupach IT, pozwoliło im mieć styczność z sytuacjami, problemami oraz sposobami na ich rozwiązanie, którymi podzielili się z uczestnikami PROCON Indirect Forum.

Grzechy managerów zespołów zakupowych

Niejednokrotnie, w wystąpieniach pojawiały się zagadnienia związane z budowanie optymalnych zespołów. Przemysław Wątroba (Dyrektor Zakupów w Addiko Bank) w swojej prezentacji omówił Procurement Operating Model i na przystępnych przykładach omówił sposoby na budowanie efektywnej organizacji zakupowej. Z nieco innej strony, do tematyki relacji wewnątrz-zespołowej podszedł Franciszek Manikowski, który skupił się na 7 „grzechach głównych” popełnianych przez managerów zespołów zakupowych. Padło sporo zabawnych i mniej oficjalnych przykładów, ale przede wszystkim wywołało to refleksje u zgromadzonych na sali kierowników i dyrektorów, którzy w obecnej sytuacji na rynku pracy mierzą się z poszukiwaniem i utrzymaniem talentów w swoich zespołach.

Finalna prezentacja, należała do reprezentantek Grupy Polpharma: Elżbiety Czarnockiej, Dyrektora Działu Zakupów Materiałów i Usług Nieprodukcyjnych oraz Agnieszki Suliborskiej, Kierownika ds. Zakupów Usług Eventowych. Przedstawiając imponujące osiągnięcia ich zespołów w budowaniu i wdrożeniu nowatorskiego systemu podróży służbowych, dawały cenne wskazówki, sugerowały obszary oszczędności i dzieliły się spostrzeżeniami z zakresu współpracy z dostawcami dedykowanych rozwiązań, biur podróży oraz platform oferujących noclegi czy przeloty służbowe.

Pierwszy dzień konferencji składał się z prelekcje i wystąpień – jednak nie zabrakło licznych pytań uczestników, które niejednokrotnie przeradzały się w ożywione dyskusje na forum.

Teoria a praktyka

Dyskusji i licznych rozmów nie zabrakło również drugiego dnia wydarzenia, podczas warsztatów z cyklu PROCON Workshops. Przygotowanie idealnego przetargu na usługi marketingowe trenowali z uczestnikami Marta Macke-Ejchart i Rafał Karski z Shortlist Consulting. Wspólnie, rozłożyli na czynniki pierwsze przebieg procesu przetargowego i przeanalizowali poszczególne jego etapy, w efekcie tworząc zbiór 10 najlepszych praktyk dla Agencji i Klienta. Druga grupa warsztatowa, skoncentrowała się na wykorzystaniu metod analitycznych w zakupach. Dr Tomasz Gonsior i Marlena Kryściak-Sitkowska – Partnerzy w OptiBuy – omówili i przećwiczyli popularne narzędzia: TCO, LPP oraz Analizę wartości.

III edycja PROCON Indirect Forum 2019 spotkała się z wieloma pochlebnymi opiniami płynącymi od jego uczestników. Doceniana była sama organizacja konferencji, poziom merytoryczny oraz stworzone możliwości networkingowe.

– Uczestnicy zostali do ostatnich minut wystąpień – po godzinie 17 – to dla nas najlepszy dowód na to, że tematyka wystąpień trafia w ich potrzeby, a sposób prezentacji – zadawala tych najbardziej wymagających. Dziękuję Prelegentom za wkład w przygotowanie tak angażujących wystąpień, a Uczestnikom za to, że co roku tak licznie do nas dołączają. To naprawdę motywuje do dalszej pracy nad kolejnymi wydarzeniami z rodziny PROCON. Już teraz zapraszam za rok, a osoby zainteresowane zakupami produkcyjnymi na konferencję PROCON Manufacturing, która odbędzie się już w maju we Wrocławiu – mówi Martyna Mucha, Marketing Manager w OptiBuy i główny organizator PROCON Indirect Forum.

Nadchodząca konferencja dedykowana zakupom produkcyjnym PROCON Manufacturing 2019 odbędzie się 21-22 maja w Wrocławiu pod hasłem – Direct Procurement: Key Trends and Hot Topics. Z kolei, na jedno z najważniejszych wydarzeń polskiej branży zakupowej – PROCON/POLZAK – organizatorzy: OptiBuy i PSML, zapraszają do Hotelu Marriott w Warszawie w dniach 21-22 października 2019.